AVG

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG 25 mei 2018

Per 25 mei 2018 geldt in Nederland de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wij als VCvH respecteren de privacy en persoonlijke levenssfeer van onze vrienden en deelnemers. Naast het organiseren van onze mooie evenementen, zijn wij ook druk bezig geweest met het in orde maken van alle overeenkomsten en documenten, die nodig zijn om aan deze nieuwe wetgeving te kunnen voldoen.

Om ook richting die vrienden/ deelnemers, die de niet via de digitale route kennis hebben kunnen nemen van ons privacy beleid, hebben wij ervoor gezorgd dat de diverse documenten ter inzage liggen bij de organisatie van de VCvH.

Net als bij jullie gaat het ons als organisatie ook om de sport, maar daarbij mogen wij niet weglopen voor de wettelijke verplichting. Heb je geen zin of tijd om alsnog de stukken door te lezen, lees dan in ieder geval het hierna volgende goed door.

Persoonsgegevens zijn niet alleen: – Naam; – Adres; – Geboortedatum. Maar ook: – Foto’s en beeldmateriaal; – IP adres; – Enz.

Wij als organisatie maken van alle vrienden/ deelnemers een “vrienden/ deelnemerslijst”. Dit verwerken valt onder het bereik van de AVG. Daarnaast maken wij na iedere georganiseerde evenement ook een “nieuws bericht”. Deze berichten publiceren wij op onze site www.vcvh.nl o.a. onder de button: VRIENDEN NIEUWS

Ook delen wij gegevens, met andere organisaties  en de maker van de informatieboekjes van de VCvH (en misschien meer).

Om de breedtesport en onze sportcafés en dergelijke te promoten, maar ook om voor jullie een leuk aandenken te maken, laten wij foto’s maken die eveneens terug te vinden zijn op onze site www.vcvh.nl en onze FB pagina / Instagram pagina  van de VCvH

Hoewel wij nu geen directe toestemming van u hebben, gaan wij er wel van uit dat u instemt met deze verwerkingen. De wet biedt ons daar ook de mogelijkheid toe (overeenkomst of gerechtvaardigde belangen) mocht u om welke reden alsnog bezwaar willen maken tegen onze verwerkingen, dan vernemen wij dat graag via email: marcel.gouka@vcvh.nl en zullen wij de verwerking van de ongewenste gegevens tegenhouden en of verwijderen.

FOTOS PUBLICEREN VAN EVENEMENTEN

Op menig sportevenement worden sporters in het heetst van de strijd door een fotograaf in beeld gebracht. Dit levert vaak mooie actiebeelden op. Mogen die foto’s eigenlijk wel ‘zomaar’ op de website van de atletiekclub, evenement of op de website van de fotograaf worden geplaatst? En wat als de geportretteerde sporter niet blij is met zijn foto’s en de publicatie op een website? Wie heeft welke rechten en wat is uw rol als atletiekclub als u zelf foto’s publiceert of een fotograaf heeft ingeschakeld om foto’s te maken?

Toestemming De hoofdregel is dat alleen foto’s mogen worden gepubliceerd van personen die herkenbaar in beeld zijn als deze personen daar toestemming voor hebben gegeven. Dat geldt zowel voor foto’s die online worden geplaatst als voor foto’s die in een clubblad of folder worden gezet. Indien u als club foto’s wilt publiceren waarop individuele sporters herkenbaar in beeld zijn, dan heeft u daar zijn of haar uitdrukkelijke toestemming voor nodig. Deze toestemming zal ook actief moeten worden gegeven door de sporter. U zou daarvoor bijvoorbeeld bij de aanmelding als lid toestemming kunnen vragen om tot het publiceren van zijn of haar foto’s op de website van de club, in het clubblad of via andere kanalen. In geval het lid minderjarig is, is toestemming van zijn of haar ouder(s) nodig. Het zal duidelijk moeten zijn waarvoor precies toestemming wordt gegeven en waar de foto geplaatst zou kunnen worden. Als een lid geen toestemming geeft is het niet toegestaan om zijn of haar foto te publiceren. Dit zal dus goed in de gaten moeten worden gehouden.

Al dan niet door de club ingeschakelde fotograaf Hoe zit dat dan als derden foto’s publiceren die zij tijdens een sportevenement op uw club hebben gemaakt?

Mochten leden of aanwezigen foto’s maken tijdens een evenement op uw club, dan heeft de club geen controle over het publiceren van deze foto’s. U bent daarvoor ook niet verantwoordelijk. Dat wil niet zeggen dat u helemaal niets hoeft te doen. Zeker als bij u bekend is dat er leden zijn die bijvoorbeeld bezwaren hebben tegen het publiceren van hun foto op internet. U zou dan in de clubregels, de lidmaatschapsvoorwaarden, op de website of in het clubhuis aandacht moeten geven hieraan. Zo kan bijvoorbeeld aangegeven worden dat het maken van foto’s uiteraard is toegestaan, maar dat het publiceren van foto’s op internet alleen mag als daarvoor toestemming bestaat van de personen op de foto. Indien gewenst kan in de voorwaarden worden gezet dat de club niet aansprakelijk is voor foto’s die door derden worden gepubliceerd. Mocht een persfotograaf of een andere professionele fotograaf foto’s maken van bepaalde evenementen op uw club, dan zal deze zelf moeten zorgen dat hij de belangen van de sporters in acht neemt. Deze hebben niet altijd toestemming nodig om foto’s te mogen publiceren.

Als de club zelf een fotograaf inschakelt om van een bepaald evenement foto’s te maken dan is het belangrijk om goede afspraken te maken. U kunt afspreken dat de fotograaf eerst toestemming vraagt aan de sporter voordat hij zijn of haar foto publiceert. Een andere mogelijkheid is dat u afspreekt dat de fotograaf eerst de foto’s laat zien die hij/zij wil publiceren, zodat u kunt controleren of alleen personen die toestemming hebben gegeven tot publicatie op deze foto’s staan. In de vraag om toestemming zal dan wel moeten zijn opgenomen dat het ook kan gaan om een publicatie door een ingehuurde fotograaf. Let op, want in veel algemene voorwaarden van fotografen staat dat u toestemming geeft dat de foto’s mogen worden gepubliceerd. Als u daarmee instemt heeft u geen controle meer en bent u afhankelijk van de goede wil van de fotograaf mocht een lid bij u klagen hierover.

Verwijderen als een lid daarom vraagt Als een persoon u verzoekt om een foto van de website te verwijderen waar hij/zij of zijn/haar kind herkenbaar op staat, raad ik aan om daar gehoor aan te geven. Zeker als u niet kunt bewijzen dat u toestemming heeft voor die publicatie. Alleen als het heel veel moeite zou kosten om de foto te verwijderen (bijvoorbeeld op een papieren folder), dan zou u andere afspraken kunnen maken hierover. Echter, als de betreffende persoon een redelijk belang heeft tegen deze publicatie, dan heeft hij/zij ook recht op verwijdering of vernietiging van de publicatie.

Het kan ook voorkomen dat een lid of andere sporter bij u klaagt als zijn/haar foto wordt gepubliceerd door een fotograaf die heeft aangegeven dat die door de club is ingehuurd. Het komt vaak voor dat een fotograaf met een beroep op zijn auteursrecht weigert om een foto te verwijderen. Dat kan de club in een lastige positie brengen. De club heeft namelijk de fotograaf de mogelijkheid geboden om deze foto’s te maken. Ook daarom is het goed om afspraken te maken met de fotograaf. U kunt bijvoorbeeld afspreken dat de fotograaf gehoor zal geven aan ieder redelijk verzoek tot verwijdering van een foto van een persoon die op uw sportevenement is gefotografeerd.

Al met al is voorzichtigheid geboden bij het publiceren van foto’s van sportevenementen op uw club of bij het inhuren van fotografen.

Met dank aan Ausma De Jong advocaten te Utrecht